Asesoría de Gestión Empresarial

Al contrario que el Plan Estratégico, el marco temporal del Presupuesto es un año. El Presupuesto desciende a un mayor nivel de detalle tanto en la concreción de las acciones a poner en marcha en el periodo a que se refiere como en su valoración monetaria y periodificación mensual.

El Presupuesto no está solo constituido por las previsiones económico-financieras; ellas son la fase final de la elaboración del presupuesto y la base monetaria de su evaluación y posterior control, pero lo verdaderamente importante es el proceso de reflexión que se origina en torno a aquello a lo que hay que dedicar especial atención en el ejercicio venidero para lograr los objetivos que se propone la organización en su conjunto.

En defintiva, se trata de un documento que no está hecho para que se cumpla de forma rígida y estricta, sino para orientar, para reflexionar, para contemplar alternativas, y especialmente para actuar cuando no se cumple. El presupuesto, en las empresas, es una guía, un marco de actuación. No pueden perderse oportunidades porque no estén presupuestadas.

El presupuesto tiene también la función de dar coherencia a las previsiones desde la consciencia de que se cuenta con una serie de recursos limitados tanto físicamente como sobre todo, la mayor parte de las veces, financieramente. 

La relación entre los Ingresos y los Costes Variables, junto con el volumen de Costes Fijos, entendidos estos como aquellos que no dependen del volumen de actividad, permite establecer el volumen de facturación necesario para alcanzar el punto de equilibrio. los esfuerzos del presupuesto irán encaminados a superar lo más posible ese nivel de ingresos siempre que ello sea posible a tenor de la facturación de ejercicios anteriores, el ritmo de actividad del mercado objetivo, la incorporación de nuevos competidores, la aparición de nuevas oportunidades, etc.

En el Presupuesto o Plan Anual:

• Se establecen los objetivos, que deben ser cuantificables, medibles con el objeto de poder posteriormente evaluar su consecución.
• Se asignan los medios para poder llevar a cabo estos objetivos.
• Se fijan las responsabilidades y los plazos para implementar los objetivos anteriormente definidos.

La elaboración del presupuesto se compone de las siguientes fases:

• Orden de inicio. Área responsable de Presupuestos, normalmente integrada en la Dirección de Planificación, de Control de Gestión ó Económico – Financiera, preparará la documentación pertinente con la mecánica, instrucciones y calendario de elaboración.  En el caso de las PYMES, generalmente dicha decsión la tomarán los socios gestores de la empresa. 
• Análisis del mercado: Se evaluará el estado del mercado, del sector y de su microentorno y de su competencia más directa. Por otra parte, será necesario analizar la evolución de los precios, lo que nos permitirá estimar el crecimiento de los gastos de personal y del resto de las compras y gastos.
• Análisis interno y de capacidad productiva de la empresa. Será necesario evaluar si la estructura de la empresa es suficiente para atender a la demanda estimada en función del análisis de mercado que se realizó en la fase anterior.
• Elaboración de la cuenta de resultados previsional de la compañía. En base a las directrices emanadas por la Dirección y las instrucciones para su realización, las distintas unidades operativas y áreas de responsabilidad elaborarán sus propios presupuestos: ventas, producción, compras, gastos e inversiones, para posteriormente agregar los presupuestos de las diferentes áreas.
• Negociación y coordinación: En el caso de las grandes compañías, se abre un proceso de negociación y coordinación entre la Dirección y los diferentes responsables con el fin de obtener un documento final que recoja los objetivos de cada área en coherencia con los objetivos generales de la empresa.
• Aprobación formal del documento.